1. Características Internas
Custódia: entidade detentora do direito de guarda da documentação
Fundo: Entidade que acumulou a documentação no âmbito de execução de suas funções e atividades
Proveniência: Indicação da entidade produtora de documento
Procedência: Entidade remetente da documentação, origem mais imediata do arquivo
Interessado: a pessoa ou entidade que se remete o documento.
Data tópica: identificação do local de produção
Data de produção: Identificação da data em que foi produzida a documentação – data limite que foi produzida a documentação
Legislação: Norma ou conjunto de normas a qual se submete a documentação
Função administrativa: Função administrativa que deu origem o documento ou que ele foi criado para desempenhar.
Conteúdo: descrição do documento
Número de página: quantidade de páginas que compõe o documento
Condições de Acesso: Informar qual o nível de sigilo do documento. Quem pode ter acesso ao documento.
2. Caracterização do documento:
Sinais de validação: Símbolos e signos especiais que individualizam e validam o documento
Suporte: Identificação do material físico em que o documento foi produzido
Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento
Gênero: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.
Tipo Documental: Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro
Número de protocolo/registro: Instrumento de controle de entrada de documentos num arquivo
3. Dados de arquivamento
Vigência administrativa: Tempo necessário para se manter a documentação junto a administração.
Ordenação da série: Forma lógica utilizada para ordenação dos documentos na série documental
Destinação: Destinação final do documento, eliminação ou guarda permanente.
Pontos de acesso ou indexação de assuntos: Informar palavras chaves do documento para recuperação da informação.
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