Atividade 2

Aula 28/08/2009

Quais as espécies documentais existentes no arquivo do CID?

Memorando, ofício, ata, declaração, histórico, relatório, solicitação, termo, requerimento, ficha, plano, formulário, tese, trabalho escolar.

Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Memorando: correspondência interna, objetiva e simples.
Ofício: meio de comunicação de caráter institucional.
Ata: exposição do que ocorreu durante a reunião.
Declaração: informações do departamento sobre o aluno e o curso.
Histórico: registro das atividades curriculares realizadas pelo discente.
Relatório: exposição de atividades realizadas, para desempenho.
Termo: constitui-se no compromisso formal
Requerimento: documento oficial de solicitação
Ficha: registro de dados
Plano: Cronograma
Formulário: exposição de atividades
Tese: Apresentação de uma proposta.
Comprovante: certificação

Quais os tipos documentais existentes no arquivo do CID?

Memorando, Ofício circular, Ata de Reunião, Declaração Escolar, Histórico Escolar, Relatório de Atividades, Termo de Compromisso, Requerimento de Licença de Capacitação Docente, Ficha Individual de Adicional noturno, Plano de Atividades para cada período Letivo, Formulário de Freqüência dos Alunos, Tese de Doutorado, Comprovante de Matrícula.

Relacione as séries documentais do arquivo do CID com as respectivas faces do ciclo de vida, de acordo com a Teoria das três idades.
Memorando - Eliminação, Ofício circular - Eliminação,
Ata de Reunião - Permanente, Declaração Escolar - Eliminação,
Histórico Escolar - Permanente, Relatório de Atividades - Permanente, Termo de Compromisso - Permanente, Requerimento de Licença de Capacitação Docente - Intermediário, Ficha Individual de Adicional noturno - Intermediário, Plano de Atividades para cada período Letivo - Permanente, Formulário de Freqüência dos Alunos - Permanente, Tese de Doutorado – Permanente, Comprovante de matrícula- Eliminação.

Sugira um plano de classificação para os documentos de arquivo do CID.

Departamento de Ciência da Informação e Documentação - CID

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 

100 – ADMINISTRAÇÃO

     100.1 – NORMAS ADMINISTRATIVAS

     Regimento, Regulamentos e Estatutos

     100.2- RELATÓRIO DE ATIVIDADES

     100.3- ATAS DE REUNIÃO

     100.4- DOSSIÊS DOS ALUNOS

     Histórico Escolar, Monitoria

  110- REGISTRO DE GRADUAÇÃO, PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO
        111- Acesso ou Seleção de Alunos
        112-Matrícula ou Trancamento nos cursos ofertados pelo Departamento.
        113- Matrícula ou Trancamento em disciplinas ofertadas pelo Departamento.

  120- DISCIPLINAS DE GRADUAÇÃO, PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO
        121-Conteúdo Programático das Disciplinas de Graduação.
        122- Freqüência nas Disciplinas de Graduação
        123- Defesa de tese de Mestrado e Doutorado
        124- Avaliação do desempenho dos alunos nas Disciplinas.
              124.1- Menção Parcial ou Final
              124.2- Revisão de menção
              124.3- Alteração de menção final

  130- AVALIAÇÃO
        132- Avaliação dos Docentes e das disciplinas pelos alunos
        131- Avaliação do Exame Nacional de Desempenho de Estudantes - ENADE
        133- Avaliação Educacional realizada pela CAPES do Mestrado e do Doutorado.

Quais ações arquivísticas poderiam ser implantadas no arquivo do CID?

Levantamento Situacional- Diagnóstico, Aplicação de um plano de classificação, Aplicação da Teoria das Três idades documentais, Determinação de um local adequado para guarda da documentação que tenha estrutura para um bom acondicionamento, Elaboração de Instrumento de pesquisa.